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Tre dritte per fare le cose da fare - Metodo 56

Non sono una fan del time management e credo che anche il tempo vuoto, o dedicato ad attività in apparenza improduttive, abbia un suo perché: bisogna pur dare un’opportunità alla serendipity, no? E perder tempo è un modo per farlo.
Oltretutto, una discreta parte del mio lavoro si svolge davanti allo schermo di un computer e, lì, bastano un paio di clic per uscire dai confini del foglio di Word ed avventurarsi nel Paradiso delle Opportunità di Distrarsi in Cose Irrilevanti. O magari rilevantissime, ma che non c’entrano.
Di solito, e per fortuna, quando il tempo improduttivo diventa troppo, una sana botta d’ansia mi riporta all’ordine e mi impone di darmi una mossa infilandomi, anche se mi sta sempre più stretta, l’uniforme da brava ragazza organizzata e diligente.. devo fare le Cose Da Fare.
Nel taschino dell’uniforme conservo due-tre criteri che mi aiutano a tenermi in riga, almeno quanto serve.
Non li applico in maniera accanita e costante, ma li trovo utili per mantenere una direzione e districarmi, specie se capita che le cose da fare siano tante ed eterogenee, e per tenere l’ansia a bada. Ve li propongo con questo spirito: sono strumenti che possono, magari, tornarvi utili. A patto che restiate voi i governatori del vostro tempo (e, aggiungerei, anche del tempo perduto e di quello vuoto).

URGENTE/IMPORTANTE. Si chiama Matrice di Eisenhower e online se ne trovano molte versioni. È una semplice matrice che vi invita a distinguere, in quattro campi, tra le cose importanti e urgenti, quelle importanti ma non urgenti, quelle urgenti ma non importanti e, infine, quelle né urgenti né importanti, che dunque potete in tutta serenità trascurare. Due minuti di video vi dicono come funziona. E forse non starete lì a disegnarvi la matrice e a metterci dentro ogni cosa, ma già definire i compiti secondo le due categorie indicate è un modo per chiarirsi le idee su quali cose da fare vanno davvero fatte, e quando.

ALLODOLE/CIVETTE. C’è chi è in piena forma al mattino presto e chi è massimamente vispo solo nel pomeriggio: una questione di cronotipo (ammesso che già non lo sappiate, se volete scoprire quanto siete allodole mattiniere o civette notturne qui c’è un questionario).
Combinare, per quanto possibile, ciò che di più impegnativo avete da fare con il momento della giornata nel quale siete in forma migliore è una buona idea.
Se (come la sottoscritta e il 10% circa della popolazione) siete civette, la cosa può non essere semplicissima. E diventa complicata se vi trovate a lavorare con un gruppo di allodole (io sposto verso sera tutto quanto posso fare da sola: scrivere, per esempio. E, per il resto, cerco di tener botta). La Harvard Business Review vi dice anche quali tratti di personalità sono associati con l’uno o l’altro cronotipo (per vederli cliccate, a tre quarti del post, su “different traits”).

DETTAGLI/INSIEME. Succede a chi scrive e deve mettere in fila parole, e periodi, e pensieri che hanno un senso e che si compongono in un’argomentazione o in una storia. Ma succede anche al pianista che esegue un brano difficile, a chi sta facendo un discorso in pubblico o sta costruendo un documento. Succede all’architetto, al designer… insomma: a chiunque stia svolgendo in modo esperto un compito complesso: se si focalizza sul singolo dettaglio (la singola parola, la singola nota, il singolo gesto o il singolo dato) rischia di perdere il ritmo e ingarbugliarsi: è il dilemma del millepiedi che, se pensasse a come muovere ogni zampa, inciamperebbe.
Ma attivare una sorta di automatismo nell’esecuzione dei compiti complessi non è l’unica soluzione, né la migliore: gli automatismi tolgono flessibilità e impediscono sia di migliorare in quanto si sta facendo, sia di reagire  in modo tempestivo e adeguato a qualsiasi cambiamento di condizioni.
L’alternativa brillante – lo spiega bene un articolo su Scientific American – è focalizzarsi su un livello superiore di controllo cognitivo: non la singola nota, ma la frase musicale. Non il singolo tratto, la singola parola, il singolo dato, ma l’andamento e il senso che sequenze più ampie di azioni hanno, nel contesto del compito da svolgere. Occhio: questa è una dritta utile e importante, e può davvero aiutarvi a fare (meglio) le cose da fare.

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Metodo 43: creatività e distrazione
Metodo 31: saper improvvisare o essere improvvisatori

3 Commenti a Tre dritte per fare le cose da fare – Metodo 56

  1. Saper Comunicare

    Un articolo che capita a fagiolo: in questi giorni ho talmente tante cose da fare che il pericolo di sprofondare nella confusione è tangibile e vicino.

    Io sono un’allodola che utilizza un metodo tradizionale ed efficace: un’agendina con una scaletta quotidiana. Composta di poche voci, ma chiare.

     
  2. Stefano

    qualche tempo fa ho trovato anche questo articolo sul tema che potrebbe arricchire il quadro. E’ in inglese, ma estremamente efficace nella forma e nella comunicazione, sarei davvero curioso di sapere che ne pensa:

    http://waitbutwhy.com/2013/10/why-procrastinators-procrastinate.html

    grazie mille, a presto! stefano

     
  3. Leonardo Guerrini

    Molto interessante è anche la Pomodoro Technique: una strategia per non perdere tempo, e avere tempi stretti durante il lavoro.

     

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